E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, elektronik imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi ve Başkanlık imzalı ve onaylı beratların alınarak kaydedilmesidir.

Elektronik defterlerin değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınır ve ilgililer nezdinde kesin delil olarak kullanılır.

Bir firma, E-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) göndermez. Yani muhasebe kayıtları GİB’ e aktarılmaz. Bunun yerine özet olarak kabul edilen ve berat denilen bilgiler GİB’e gönderilir.

GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan E-Defterler, kâğıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır. Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.

KİMLER E-DEFTER UYGULAMASINA GEÇİŞ YAPABİLİR?

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın dilediği zaman E-Deftere geçebilir.

İki tür E-Defter kullanıcısı vardır.

Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E-Deftere geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu E-Fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E-Deftere geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir.

İkinci tür ise gönüllü E-Defter kullanıcısıdır.

509lu Tebliğde Değişiklik Taslağı Özeti (14.07.2020)

Hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “Adisyon” belgesinin, elektronik ortamda e-Belge olarak düzenlenebilmesine, muhafaza ve ibraz edilebilmesine imkan sağlanmakta,
E-Fatura, e-Arşiv Fatura vb. elektronik belge uygulamalarının yaygınlaşması ile birlikte, mükelleflerimizce idaremize verilen Form Ba ve Form Bs bildirimlerinin daha kolay ve kısa sürede verilmesini sağlamak üzere, GİB bilgi sistemlerinde var olan e-Fatura ve e-Arşiv Fatura verilerinden hareketle Form Ba ve Bs bildirimlerinde olması gereken bilgilerin bu e-Belgelerdeki bilgiler kullanılarak otomatik olarak oluşturularak mükelleflerimiz tarafından onaylanmasına imkan sağlanmakta,
Analiz ve değerlendirme süreçlerinde etkinliği artırmak amacıyla e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil Makbuzu, e-Serbest Meslek Makbuzu belgelerinde Türkiye İstatistik Kurumu tarafından belirlenen, mal ve hizmetlere ilişkin standart kod ve standart birim ölçülerinin yazılması zorunluluğu getirilmekte,
Sosyal Güvenlik Kurumunca, sağlık hizmet sunucuları (eczane, hastane, medikal malzeme satıcıları, optikçiler vb.)’na yönelik gerçekleştirilen belge teslimi, kontrol ödeme ve muhasebe süreçlerinin uçtan uca elektronik ortama taşınması ve süreçlerin kolaylaştırılması amacıyla sağlık hizmet sunucularının e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu öngörülmekte,
Kendilerine e-Belge uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirilen mükelleflerin, zorunluluklarının başlayacağı tarihe kadar e-Belge uygulamalarından yararlanma yöntemlerinden herhangi birini seçerek uygulamaya dahil olmamaları halinde, “e-Belge Portalleri Aracılığı ile Kullanım (GİB Portal AÇIKLAYICI BİLGİ NOTU Yöntemi)”ne göre kullanıcı hesaplarının Başkanlık tarafından re’sen tanımlanmasına yetki verilmektedir.

E-DEFTERDE MALİ MÜHÜR, E-İMZA VE ZAMAN DAMGASI KULLANIMI

Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika ve kişiler ise elektronik imza sertifikası alırlar. Bu sertifikalar, E-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alır.

Şöyle ki, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan E-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’ e iletilmesidir. Böylece berat dosyası GİB Portale yüklenerek GİB tarafından mühürlenmesi ve böylece yasal duruma gelmesi sağlanır.

E-Fatura uygulaması için alınan mali mührü ve elektronik imzayı E-Defter için de kullanmak mümkündür. Mükelleflerin yetki vermeleri durumunda elektronik defterler mali müşavirler veya özel entegratörler tarafından imzalanabilir.

Mükellefler de hazırladıkları E-Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’ e ilettiklerini kanıtlamak için isteğe bağlı olarak zaman damgalı berat dosyası kullanabilirler. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından E-Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.

Bilindiği üzere; belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir E-Sözleşmenin ya da E-Belge’nin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar.

E-DEFTER NE İŞE YARAR? BİZE NE KAZANDIRIR?

Daha önceden kâğıtlara yazılan ve onay gerektiren Yevmiye ve Büyük Defter (Defteri Kebir) artık firma bünyesinde elektronik ortamda oluşturulacak ve beratı GİB tarafından onaylanacaktır. Bu sayede hem zamandan kazanılacak hem de onay ve kırtasiye giderlerinden tasarruf edilecektir.

E-Defter sürecinde E-Defter içeriği Gelirler İdaresi Başkanlığına gönderilmez. Yalnızca berat adı verilen özet bilgi Gelirler İdaresi Başkanlığına gönderilir.